สารสนเทศทางการพยาบาล
ประโยชน์ของการใช้สารสนเทศทางการพยาบาลในการบริหาร
นักทฤษฎีบริหารสมัยใหม่ส่วนมากเชื่อว่า
การบริหารจัดการนั้นจะขาดสารสนเทศไม่ได้ เพราะว่าการวินิจฉัยสั่งการ หรือการบริหารจะต้องอาศัยพื้นฐานของเหตุผล
ซึ่งได้จากการวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมได้ หรือสารสนเทศที่มีอยู่ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ในลักษณะของสารสนเทศ
เพื่อใช้ประกอบการวางแผนการ บริหาร การวินิจฉัยสั่งการ การควบคุมกำกับการ
การติดตามและการประเมินผล ผู้บริหารที่มุ่งประสิทธิภาพจะต้องจัดให้มีกระบวนการวางแผน
การกำหนดวิเคราะห์ การวางรูปแบบระบบสารสนเทศในองค์กรที่ตนรับผิดชอบอย่างเหมาะสม
คุณลักษณะที่ดีของระบบสารสนเทศในการบริหารการพยาบาล
ระบบสารสนเทศในการบริหารที่ดี
ควรมีลักษณะ 10 ประการ
คือ
1.พึงระลึกว่าสารสนเทศมิใช่ข้อมูล
จึงควรทำการเก็บรวบรวม วิเคราะห์ข้อมูล
และเสนอในลักษณะของ สารสนเทศเพื่อสามารถใช้ประโยชน์ได้จริงในการบริหาร
2.ความเกี่ยวพันของสารสนเทศ (
Relevance ) สารสนเทศที่จะรวบรวม
ควรเป็นสารสนเทศที่เกี่ยวพัน กัน หรือสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ที่นำไปใช้
3.ความไวของสารสนเทศ (
Sensitive ) สารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการบริหาร
จะต้องมีความไว สามารถบ่งบอกหรือแสดงความหมายในสิ่งที่ต้องการทราบได้ถูกต้อง
4.ความถูกต้องเที่ยงตรงของสารสนเทศ (
Unbias ) สารสนเทศที่ได้จากการเก็บรวบรวม
การวิเคราะห์ และการนำเสนอ ควรถูกต้องและเที่ยงตรงต่อความเป็นจริง มิใช่เพียงเพื่อให้ผู้บริหารพึงพอใจ
5.ลักษณะเบ็ดเสร็จของสารสนเทศ
หรือการนำเสนอสารสนเทศ ควรอยู่ในลักษณะที่รวบรวมสิ่งสำคัญๆ สามารถตรวจสอบหรือพิจารณาโดยผู้บริหารได้โดยง่ายหรือง่ายต่อความเข้าใจ
6.เวลาที่เหมาะสมของสารสนเทศ สารสนเทศที่ได้รับการเก็บรวบรวม วิเคราะห์และจัดเตรียม
จะต้อง ทันเวลาในการที่จะต้องใช้งาน
7.สารสนเทศเพื่อเน้นการดำเนินการ (
Action Oriented ) สารสนเทศควรจะได้รับการวิเคราะห์ ใน ลักษณะที่สนับสนุนกระบวนการบริหาร การวินิจฉัยสั่งการหรือการดำเนินการต่างๆในอนาคต
8.รูปแบบลักษณะเดียวกันของสารสนเทศ (
Uniformity ) สารสนเทศที่ดีควรจะมีลักษณะที่คล้ายคลึง มี รูปแบบเดียวกัน สามารถเปรียบเทียบใช้สารสนเทศร่วมกันได้อย่างมีมาตรฐานเดียวกัน
9.สารสนเทศเพื่อเป้าหมายการปฏิบัติการ (
Performance Target ) สารสนเทศควรได้รับการ กำหนด และเก็บรวบรวมโดยอาศัยวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้เป็นพื้นฐาน
10.ความคุ้มค่าของสารสนเทศ (
Cost Effectiveness ) ผลประโยชน์ที่ได้จากการรวบรวม
การวิเคราะห์ และการนำเสนอสารสนเทศควรมีมากกว่าต้นทุนที่ใช้
แนวทางการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารการพยาบาล
1.นำมาใช้ในการจัดคน จัดเวร (
Staffing and Scheduling ) โดยอาศัยข้อมูลที่บันทึกไว้เกี่ยวกับผู้ ป่วย และบุคลากรพยาบาลที่สามารถแบ่งประเภทผู้ป่วยได้ และมีกิจกรรมการพยาบาลที่ได้ปฏิบัติ แล้วปรากฏในคอมพิวเตอร์ ก็จะสามารถคาดคะเนความต้องการบุคลากรพยาบาลได้ และจัด คนในแต่ละเวรได้โดยเร็วและถูกต้องที่สุดด้วย
2.นำมาใช้ในการประเมินความสามารถในการทำงาน ( Performance
Evaluation ) โดยใช้ข้อมูล บุคลากร
และการปฏิบัติงานประจำวันเป็นรากฐาน
3. นำมาใช้ในการออกแบบโครงการ จัดตารางการทำงาน
และประเมินผลงาน
4.นำมาใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ ในการบริหารเพื่อการหาผลผลิต เพื่อการกำหนดรูปแบบและ วิเคราะห์ประสิทธิผลของการบริหาร การทำนาย การพยากรณ์ในอนาคต การกำหนดแนวโน้มของการ ดำเนินการ การประเมินโครงการ ซึ่งจะเรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
5.นำมาใช้ในการวางแผนการเงิน และการจัดการ
6.นำมาใช้ในการวางแผนกลยุทธ์
องค์ประกอบที่สำคัญในการจัดระบบสารสนเทศ
( Information System )
คือการร่วมวางแผนระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายเทคนิค เนื่องจากการจัดทำระบบสารสนเทศจะเป็นการกำหนดจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ได้
ต้องมีการร่วมมือกัน เพราะฝ่านบริหารจะทราบกลยุทธ์
วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีประโยชน์สำหรับองค์กรได้ดี
ในขณะที่ความสามารถทางด้านเทคนิคอาจจะไม่เด่นชัดนัก ส่วนฝ่ายเทคนิคจะมีความสามารถและความชำนาญทางด้านการสร้างความเป็นเลิศทางเทคนิคแต่ไม่มีความชำนาญทางด้านการบริหารและขาดความรู้ที่เฉพาะทางด้านองค์กรนั้นๆ
ดังนั้นทั้งสองฝ่ายต้องมีการประสานงานกันอย่างดี เพื่อทำการพัฒนาและจัดทำระบบสารสนเทศที่ดีขึ้น
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทางการพยาบาล การทำงานในแต่ละองค์กร แบ่งออกเป็นหลายระดับดังนี้
1. ระดับปฏิบัติการ
ผู้ใช้ คือ พยาบาลประจำการ
สารสนเทศนำเข้า คือ จำนวนผู้ป่วย
ชื่อผู้ป่วย เบอร์เตียง โรค อาการปัจจุบัน ผลการตรวจรักษา เป็นต้น
การปฏิบัติการ คือ
การวางแผนการทำงานให้กิจกรรมพยาบาลเป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้ การเขียน หรือการบันทึกงานที่ทำ
สารสนเทศที่ได้ / ส่งออก
คือ รายงานผลการทำงานแก่พยาบาล
รายงานแก่หัวหน้าเวร
ในระดับปฏิบัติการ การทำงานจะเป็นงานพื้นฐานซึ่งเป็นงานประจำขององค์กร
โดยมีวิธีการทำงานค่อนข้างแน่นอน มีกฏเกณฑ์ตายตัว
การทำงานเป็นแบบเดิมซ้ำๆ กันได้ปริมาณงานที่ค่อนข้างมาก
2. ระดับควบคุมการปฏิบัติการหรือระดับบริหารงานระดับต้น
ผู้ใช้ คือ หัวหน้าเวร
หัวหน้าหอผู้ป่วย หัวหน้าสำนักงาน
หัวหน้าห้องตรวจปฏิบัติการ เป็นต้น
สารสนเทศนำเข้า คือ จำนวนผู้ป่วยในหอผู้ป่วยที่รับผิดชอบ
จำนวนบุคลากรที่ขึ้นปฏิบัติงาน จำนวนผู้ป่วยหนักในหอผู้ป่วย
รายชื่อแพทย์เวร เป็นต้น
การปฏิบัติงาน คือ
ควบคุมดูแลการทำกิจกรรมบำบัดที่สำคัญของผู้ป่วยทั้งหมด การวางแผนดำเนินการภายในหอผู้ป่วย การแจกจ่ายแก่บุคลากรภายในหอผู้ป่วย
การสรุปงานทั้งหมดของหอผู้ป่วย เป็นต้น
สารสนเทศที่ได้ / ส่งออก คือ การสื่อสารกับหอผู้ป่วยอื่นๆ รายงานผู้ตรวจการ
รายงานหัวหน้าแผนก รายงานแพทย์เวร
เป็นต้น
ในระดับการบริหารจัดการระดับต้น จะดำเนินการกำหนดกิจกรรมการทำงานของหอผู้ป่วยของตน
การควบคุมผู้ปฏิบัติการ การทำงานจะใช้สารสนเทศจากระดับปฏิบัติการมาเพื่อประกอบการตัดสินใจทำงาน
และควบคุมงาน โดยผลจากการทำงานระดับนี้
จะได้รายงานสารสนเทศที่สรุปการทำงานรายเวร รายวัน
รายเดือน รายปี เพื่อส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับกลางต่อไป
3. ระดับบริหารระดับกลาง
ผู้ใช้ คือ ผู้ตรวจการพยาบาล
หัวหน้างานฝ่ายต่างๆ เป็นต้น
สารสนเทศนำเข้า คือจำนวนผู้ป่วยในแต่ละหอผู้ป่วย จำนวนผู้ป่วยรวมทั้งแผนก จำนวนผู้ป่วยหนักในแต่ละหอผู้ป่วย
จำนวนผู้ป่วยหนักรวมทั้งแผนก จำนวนบุคลากรที่ปฏิบัติงานแต่ละหอผู้ป่วย เป็นต้น
การปฏิบัติงาน คือ การวางแผนการทำงาน
การให้การช่วยเหลือแก่หอผู้ป่วยที่มีปัญหาต่างๆ การเขียนบันทึกสรุปรายงานและประเมินปัญหา ประเมินผลงานรวมของทั้งแผนก
เป็นต้น
สารสนเทศที่ได้ / ส่งออก คือ การสื่อสารรายงานที่แสดงต่อหัวหน้า เพื่อหาวิธีการช่วยเหลือ สนับสนุน หรือเพิ่มศักยภาพการทำงานของทุกแผนกงานให้ทำงานได้มาตรฐานและบรรลุตามเป้าหมายอย่างทั่วถึง
เป็นต้น
ในระดับการบริหารจัดการระดับกลาง เป็นระดับการควบคุมที่สูงขึ้นไปอีก โดยจะใช้สารสนเทศจากการทำงานของผู้บริหารระดับต้น รวมทั้งสารสนเทศจากระดับย่อยต่างๆ และจากฝ่ายงานต่างๆ
เพื่อวางแผนระยะยาว รวมทั้งร่วมกำหนดยุทธวิธีดำเนินงาน
กำหนดกฏระเบียบนโยบายปฏิบัติงาน เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานระดับรองลงมาให้เป็นไปตามนโยบายขององค์กร
ผลการทำงานระดับนี้เป็นรายงานสารสนเทศที่สรุปผลจากการทำงานรายปี
รายงานจุดด้อย จุดเด่นขององค์กร
ส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูงต่อไป
4. ระดับบริหารระดับสูง
ผู้ใช้ คือ หัวหน้าฝ่ายการพยาบาล
หรือผู้อำนวยการฝ่ายการพยาบาล เป็นต้น
สารสนเทศนำเข้า คือ จำนวนผู้ป่วยทั้งโรงพยาบาล จำนวนบุคลากรแพทย์
จำนวนบุคลากรพยาบาล เงินงบประมาณ
รายรับรายจ่ายรวม เป็นต้น
การปฏิบัติงานคือ การวางแผนกลยุทธ์
การกำหนดนโยบาย การจัดสรรเงินงบประมาณ เป็นต้น
สารสนเทศที่ได้
/ ส่งออก คือผลประโยชน์ ผลกำไร รางวัล ชื่อเสียง การรับรองมาตรฐาน
เป็นต้น
ในระดับการบริหารจัดการระดับสูง จะใช้สารสนเทศที่รายงานจากการทำงานของผู้บริหารระดับกลาง
ของหลายแผนกงาน มาประกอบกับสารสนเทศภายนอกองค์กร
รวมถึงใช้ความรู้ความสามารถและประสบการณ์ส่วนตัวในการตัดสินใจ
เพื่อวางแผนระยะยาว กำหนดยุทธวิธีให้องค์กรประสบความสำเร็จ
มีผลกำไร ซึ่งผลการทำงานระดับนี้ได้สารสนเทศนำเสนอต่อประชาชน
ลูกค้า ผู้ถือหุ้น สาธารณชน รัฐบาล เป็นต้น
ในแต่ละระดับของผู้ใช้ ต้องการใช้สารสนเทศที่แตกต่างกันออกไป
โดยในระดับที่สูงขึ้น ความต้องการสารสนเทศจะเป็นแบบสรุป
ผ่านการดำเนินการกลั่นกรองแล้วจากผู้ใช้ระดับล่าง โดยในระดับสูงสุดจะต้องใช้สารสนเทศจากภายนอกองค์กร
รวมทั้งใช้ประสบการณ์ส่วนตัวไตร่ตรองพิจารณาจึงตัดสินใจออกมาเป็นแผนงาน
ระยะยาวขององค์กร
